Susitikimo protokolas yra užrašai, įrašomi susitikimo metu. Jie išryškina pagrindinius aptariamus klausimus, siūlomus ar balsuojamus pasiūlymus ir veiksmus, kurių turi būti imtasi. Posėdžio protokolą paprastai surašo paskirtas grupės narys. Jų užduotis yra pateikti tikslią informaciją apie tai, kas įvyko susitikimo metu.
Veiksmai, įtraukti į posėdžio protokolo įrašymą
Įrašant posėdžio protokolą reikia atlikti penkis pagrindinius žingsnius. Jie yra:
- Išankstinis planavimas
- Įrašų rinkimas
- Protokolų rašymas ar perrašymas
- Dalijamasi susirinkimo protokolais
- Protokolo pateikimas arba saugojimas nuorodoms pateikti ateityje
Išankstinis planavimas
Jei susitikimas yra gerai suplanuotas iš anksto, protokoluoti bus daug lengviau. Tai reiškia, kad pirmininko pirmininkas generalinis direktorius Generalinis direktorius, sutrumpintas kaip generalinis direktorius, yra aukščiausio rango asmuo įmonėje ar organizacijoje. Generalinis direktorius yra atsakingas už bendrą organizacijos sėkmę ir aukščiausio lygio vadovų sprendimų priėmimą. Perskaitykite pareigybės aprašymą, o sekretorius ar protokolininkas iš anksto turėtų kartu nustatyti posėdžio darbotvarkę. Pavyzdžiui, protokolą registruojantis asmuo galėtų kartu su pirmininku parengti dokumentą, kuris bus darbotvarkė ir nurodys posėdžio formatą.
Susitikimo darbotvarkė
Jei pirmininkas ir sekretorius negali susitikti ir pateikti projekto, sekretorius turi gauti darbotvarkės kopiją prieš prasidedant posėdžiui. Posėdžio darbotvarkė bus vadovas, kaip užsirašyti ir parengti protokolą. Be to, darbotvarkėje taip pat yra kitų detalių, kurias reikia įtraukti į protokolą. Jie įtraukia:
- Visų dalyvaujančių narių vardai - svečiai ir pranešėjai
- Dokumentai, kurie gali būti išduodami vykstant posėdžiui, pavyzdžiui, pasiūlymų, dėl kurių bus balsuojama, sąrašo kopijos
Lūkesčiai
Kai protokolo registratoriumi pasirenkamas asmuo, jam svarbu žinoti, ko iš jo tikimasi. Todėl asmuo turėtų kreiptis į komiteto pirmininką ir paklausti, koks bus jo vaidmuo posėdyje. Pavyzdžiui, jei posėdyje bus siūlomi pasiūlymai Įgaliotasis balsavimas Įgaliotasis balsavimas yra balsavimo teisės delegavimas atstovui pirminio balsų turėtojo vardu. Partija, gavusi įgaliojimą balsuoti, yra žinoma kaip įgaliotinė, o pirminis balsų turėtojas - pagrindinis. Ši koncepcija yra svarbi finansų rinkose, ypač valstybinėse įmonėse, paskirtas narys turėtų pasidomėti, ar jis turėtų pateikti pasiūlymus siūlančių ir komandiruojančių asmenų pavardes.
Ką įtraukti į posėdžio protokolą
Prieš įrašydamas bet kokią informaciją, paskirtas protokolų registratorius turėtų susipažinti su informacijos, kurią turėtų įrašyti, tipu. Grupė gali naudoti konkretų formatą užrašams įrašyti, tačiau paprastai posėdžio protokole pateikiama ši išsami informacija:
- Susitikimo data ir laikas
- Dalyvių, taip pat nedalyvaujančių dalyvių vardai
- Ankstesnio posėdžio protokolo priėmimas ar jo pakeitimai
- Priimti sprendimai dėl kiekvieno darbotvarkės klausimo, tokie kaip:
- Veiklos, kurios imtasi arba dėl kurios susitarta
- Tolesni žingsniai
- Rinkimų rezultatai Tiesus balsavimas Tiesus balsavimas, paprastai vadinamas įstatymų numatytu balsavimu, yra įmonių balsavimo sistema, kuri gali būti naudojama renkant direktorius ar balsuojant svarbiais klausimais.
- Pasiūlymai priimti arba atmesti
- Naujas verslas
- Kito posėdžio data ir laikas
Susirinkimo protokolo rašymo procesas
Pasibaigus susitikimui, asmuo, kuriam pavesta rašyti protokolą, turėtų gauti visus reikalingus išteklius, kad protokolas būtų surašytas aiškiai ir vaizdžiai. Štai keletas patarimų, į kuriuos reikia atsižvelgti:
- Pasibaigus susitikimui, neužtruksite rašyti protokolo. Tokiu būdu viskas, kas vyko susitikime, vis dar šviežia jūsų galvoje.
- Peržiūrėkite anksčiau sukurtus metmenis ir prireikus atlikite koregavimus. Tai gali apimti papildomos informacijos pridėjimą arba kai kurių iškeltų problemų paaiškinimą. Taip pat patikrinkite, ar visi nuosprendžiai, veikla ir pasiūlymai buvo aiškiai užfiksuoti.
- Patikslinkite protokolus ir įsitikinkite, kad jie trumpi, bet aiškūs.
Išplatinti posėdžio protokolą
Kai sekretorius baigs rašyti protokolą, jis turėtų jais pasidalinti su grupės nariais. Jais galima dalytis internete arba per debesį. Atsižvelgiant į tai, kad protokolai ir kitos rūšies dokumentai gali pareikalauti daug dokumentų, gali būti pageidautina naudoti bendrinimo be popieriaus metodą.
Pvz., Jei protokolų protokolas protokoluodavo protokolus naudodamas „Microsoft Word“, kuri nesiūlo dalijimosi internetu, tada jie gali apsvarstyti galimybę naudoti „Google“ dokumentus, kurie siūlo būdą dalytis dokumentais internete su kitais vartotojais.
Diktofonas taip pat turėtų išsaugoti posėdžio protokolo kopiją, kad būtų galima naudoti ateityje. Daugelis įmonių saugo savo minutes internete - „Google“ dokumentuose arba „OneDrive“.
Pagrindinis išsinešimas
Susitikimo protokolai yra svarbūs, nes jie naudojami pagrindiniams susitikimo metu iškeltiems klausimams dokumentuoti. Pavyzdžiui, veiksmingose protokoluose gali būti nurodyti būdai, kurie buvo pasiūlyti tam tikrai problemai išspręsti, ir pagrindinė priežastis, kodėl nariai renkasi vieną metodą, o ne kitą.
Susitikimo protokolą galima įrašyti rankiniu būdu arba elektroniniame įrenginyje, pavyzdžiui, nešiojamame kompiuteryje ar „iPad“. Po susitikimo diktofonas peržiūri protokolą ir prireikus redaguoja. Po to susitikimo protokolas dalijamasi su grupės dalyviais. Be paskirstymo, minutės taip pat išsaugomos ateičiai.
Šablonas
Daugiau išteklių
Finansai yra oficialus finansinio modeliavimo ir vertinimo analitiko (FMVA) ™ FMVA® sertifikavimo teikėjas. Prisijunkite prie 350 600 ir daugiau studentų, dirbančių tokiose įmonėse kaip „Amazon“, J. P. Morganas ir „Ferrari“ sertifikavimo programa, skirta visiems paversti pasaulinio lygio finansų analitikais.
Norėdami toliau mokytis ir tobulinti savo žinias apie finansinę analizę, labai rekomenduojame toliau pateiktus papildomus finansų išteklius:
- Veiksmų mokymasis Veiksmų mokymasis Veiksmų mokymasis yra kūrybiškų sprendimų kūrimo procesas sprendžiant sudėtingas asmenų, žmonių grupių ir korporacijų problemas
- Verslo strategija Įmonių strategija Bendrovės strategijoje pagrindinis dėmesys skiriamas tam, kaip valdyti išteklius, riziką ir grąžą visoje įmonėje, o ne ieškoti konkurencijos pranašumų verslo strategijoje.
- Valdymo įgūdžiai Valdymo įgūdžiai Valdymo įgūdžiai gali būti apibrėžiami kaip tam tikri bruožai ar gebėjimai, kuriuos vadovai turėtų turėti, kad galėtų atlikti konkrečias užduotis.
- Viešas kalbėjimas Viešasis kalbėjimas Viešasis kalbėjimas, dar vadinamas oratoriumi ar oracija, yra informacijos perdavimo gyvai auditorijai procesas. Perduodamos informacijos tipas yra sąmoningai struktūrizuotas informuoti, įtikinti ir linksminti. Puikus viešas kalbėjimas susideda iš trijų komponentų: Stilius: meistriškai sukonstruotas naudojant žodžius kuriant
