Projektų valdymas apima kelis aspektus, kurių įgyvendinimas ir stebėjimas gali užtrukti daug laiko. Todėl tai labai svarbu projektų vadovams Žinių darbuotojams Sąvoką „žinių darbuotojas“ pirmą kartą sugalvojo Peteris Druckeris knygoje „Rytdienos orientyrai“ (1959). Druckeris žinių darbuotojus apibrėžė kaip aukšto lygio darbuotojus, kad nustatytų galimybes, kurios padeda padidinti efektyvumą ir kokybę. Viena strategija, kurią galima naudoti, yra RAID, kuris reiškia Risks, Asumptions, Ašbylos ir Dependencijos. RAID žurnalas yra efektyvi projektų valdymo priemonė, skirta centralizuoti ir supaprastinti projekto informacijos rinkimą, stebėjimą ir sekimą. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte daugiau apie RAID žurnalą valdant projektus.
RAID rizika ir problemos
Rizika Sisteminė rizika Sisteminga rizika yra ta visos rizikos dalis, kurią sukelia veiksniai, nepriklausantys nuo konkrečios įmonės ar asmens. Sisteminę riziką sukelia išoriniai organizacijos veiksniai. Visoms investicijoms ar vertybiniams popieriams taikoma sisteminė rizika, todėl tai yra nediferencijuojama rizika. yra ateities neapibrėžtumas, galintis neigiamai paveikti projektą. Projekto vadovas turėtų numatyti priemones, kurios padėtų įveikti kelyje kylančią riziką. Su rizika susijusios užduotys apima rizikos nustatymą, klasifikavimą, rizikos vertinimą ir reagavimo į riziką planų kūrimą. Krizių valdymas. Krizių valdymas apima krizių valdymą tokiu būdu, kuris sumažintų žalą ir padėtų nukentėjusiai organizacijai greitai atsigauti. . Kad projektas vyktų sklandžiai, turėtų būti kuo mažiau rizikos.
Be to, labai svarbu, kad rizika būtų nustatoma ankstyvose stadijose, kol jos kyla rimtų problemų, dėl kurių visas projektas gali žlugti. Kai kurios rizikos ir problemos, kurios gali kilti, yra šios:
1. Išteklių prieinamumas
Bene didžiausias projekto vadovų rūpestis yra tai, ar jie gaus reikalingus išteklius viso projekto metu. Tinkamai suplanavęs projekto vadovas gali garantuoti, kad resursai nepritrūks įpusėjus projektą. Be išteklių prieinamumo, taip pat reikėtų atsižvelgti į išteklių tęstinumą. Paprasčiau tariant, tai siekiama užtikrinti, kad per visą projekto laiką būtų prieinami tie patys ištekliai. Išteklių pakeitimas projekto viduryje gali kainuoti nemažai laiko ir pinigų.
2. Rinkos rizika
Kitas neaiškumas, į kurį būtina atsižvelgti, yra rinkos rizika. Paprasčiau tariant, tai yra poveikis projektui, kurį gali sukelti pokyčiai, įvedami į rinką. Pavyzdžiui, apsvarstykite industriją, kurioje technologinės naujovės vyksta greitai ir dažnai pasitaiko. Kad projektai klestėtų tokioje aplinkoje, jie turi būti laiku užbaigti, kol bus pasenę.
3. Sklandumas
Projektų vadovai taip pat turi įvertinti, ar organizacijos, kuriose jie dirba, yra sklandžios. Pavyzdžiui, ar projekto savininkai gali pakeisti savo nuomonę? Ar pristatysite savo produktą rinkoje, kuri greitai pasikeis? Jei taip, projekto vadovas turėtų būti pakankamai lankstus, kad galėtų prisitaikyti prie nuolat besikeičiančių aplinkybių.
4. Reguliavimo
Valstybėje taikomi įstatymai taip pat gali kelti riziką jūsų projektui. Taigi, prieš viską, projektų vadovai turėtų susipažinti su įstatymais, kurie taikomi jų pramonei, kad jų nesąmoningai nepažeistų. Jie taip pat turi patikrinti korporacinę struktūrą. Korporatyvinė struktūra Korporacinė struktūra reiškia skirtingų padalinių ar verslo padalinių organizavimą įmonėje. Priklausomai nuo įmonės tikslų ir pramonės, kurią priims suinteresuotosios šalys. Tokiu būdu jie gali užtikrinti, kad konkretaus žaidėjo veiksmai nekelia pavojaus visam projektui.
Projekto priklausomybės
Yra dvi pagrindinės priklausomybės atmainos - išvykstamasis ir atvykstantis. Išvykimas reiškia, kad projektas priklauso nuo vienos veiklos, kurią vykdo tam tikra komanda, kad pereitų prie kitos užduoties ar pasiektų rezultatų. Ir atvirkščiai, atvykstamasis reiškia, kad kitos šalys pasikliauja tam tikra komanda, kad atliktų užduotį, kol jos nepateikė rezultatų. Siunčiamos priklausomybės pavyzdys yra tas, kai reikia palaukti, kol teisinis skyrius peržiūrės ir patvirtins konkretų dokumentą, kol bus leista atlikti bet kokius koregavimus sistemoje.
Gerai suprantant priklausomybes, galima nustatyti ir išspręsti problemas jų ankstyvosiose stadijose. Kiti priklausomybių pavyzdžiai:
- Sistemos, kuriai reikia atlikti kodavimo pakeitimus, savininkas, kad kitas asmuo galėtų atlikti testavimą nuo galo iki galo
- Kai nekilnojamojo turto pareigūnai turi patvirtinti pastatų projektus prieš pradedant statybos projektus
Projekto prielaidos
Žmonės, vykdydami konkretų projektą, daro daug prielaidų. Dažniausiai tai vyksta pradiniuose projekto etapuose. Vieno dalyko, kurio neturėtumėte pamiršti, yra oficialiai dokumentuoti šias prielaidas. Tokiu būdu, jei ginčai iškyla vėliau, suinteresuotosios šalys visada gali kreiptis į smulkų šriftą.
RAID žurnalas
Dabar, kai esame susipažinę su RAID akronimu, reikia atkreipti dėmesį į RAID žurnalą. Žurnalas yra tiesiog visų rizikų, prielaidų, priklausomybių ir klausimų sąrašas. Jis pristatomas projekto inicijavimo etape, kur jis naudojamas svarbiems elementams užfiksuoti. Reido žurnalas patobulinamas projekto eigoje.
RAID žurnalas pabrėžia kiekvieną veiksnį atskirai. Čia yra pagrindiniai elementai, išvardyti kiekviename žurnalo skyriuje.
1. Rizikos ir klausimų skyrius
Rizikos ir klausimų dalį sudaro:
- Aiškus identifikatorius, kad būtų lengva pateikti nuorodą
- Data, kada užregistruojamas konkretus elementas
- Pagrindinės problemos ar rizikos santrauka
- Išsamus problemos ar rizikos aprašymas
- Poveikis, kuris gali kilti, jei rizika taps problema. Ar poveikis greičiausiai bus didelis, mažas ar vidutinis?
- Rizikos atsiradimo tikimybė arba tikimybė
Kiekvienai rizikai ir problemai reikalingas švelninimo planas. Yra keletas būdų, kaip sušvelninti riziką, pavyzdžiui, informuoti savo valdymą apie problemą ar riziką, prisiimti riziką ir pripažinti, kad nieko negalima padaryti, arba imtis reikiamų veiksmų rizikai pašalinti.
2. Priklausomybių skyrius
Dėl priklausomybių visada turi susitarti susijusios šalys. Tai reiškia, kad projekto vadovas negali prisiimti atsakomybės už suinteresuotąjį asmenį už klausimą, su kuriuo jis iš pradžių nesutiko. RAID žurnalo priklausomybių skyriuje pabrėžiama:
- Aiškus ir nuoseklus rodiklis, kad būtų lengva pateikti nuorodą
- Data, kada problema užregistruojama
- Nurodymas, ar priklausomybė yra atvykstama, ar išvykstanti
- Išsamus priklausomybės aprašymas
- Priklausomybės santrauka
- Konkreti data, kada bus pristatyta priklausomybė
- Šalys, kurios sutinka su priklausomybe
- Komentarai - visi komentarai pateikiami žurnale. Prieš kiekvieną komentarą reikia nurodyti komentarą pateikusio asmens datą ir vardą.
3. Prielaidų skyrius
Svarbu visada dokumentuoti prielaidas, kurios iškyla vykdant projektą. Tai padės išvengti nesusikalbėjimo ir galimų konfliktų. Prielaidos yra naudingos projekto pradžioje. Prielaidų skyriuje bus išryškinta:
- Aiškus ir nuoseklus rodiklis, kad būtų lengva pateikti nuorodą
- Data, kada elementas buvo užregistruotas
- Prielaidų santrauka
- Išsamus prielaidų aprašymas
- Būsena - ar prekės yra visiškai naujos, nebaigtos ar uždarytos?
- Suinteresuotosios šalys konsultavosi pateikdamos prielaidas
Esmė
RAID žurnalas yra būtinas komunikacijos įrankis projektų vadovams. Tai ne tik palengvina veiklos stebėjimą, bet ir yra labai svarbus norint informuoti visas suinteresuotąsias šalis. RAID žurnalas turėtų būti kartkartėmis atnaujinamas, kad jis būtų tikslus, atnaujinamas ir veiksmingas.
Susiję skaitymai
Finansai yra oficialus pasaulinio finansų modeliavimo ir vertinimo analitiko (FMVA) ™ FMVA® sertifikavimo teikėjas. Prisijunkite prie 350 600 ir daugiau studentų, dirbančių tokiose įmonėse kaip „Amazon“, „JP Morgan“ ir „Ferrari“ sertifikavimo programa, skirta padėti visiems tapti pasaulinio lygio finansų analitikais. . Norint toliau mokytis ir tobulėti karjeroje, bus naudingi toliau pateikiami papildomi finansų ištekliai:
- Duomenų pateikimo vadovas Duomenų pateikimo analitikai perduoda finansinės analizės rezultatus vadovybei, investuotojams ir verslo partneriams. Tam reikia sutelkti dėmesį į pagrindinius dalykus, faktus
- Projekto biudžeto šablonas Projekto biudžeto šablonas Šis projekto biudžeto šablonas suteikia jums įrankį projekto išlaidų biudžetui apibendrinti. „Projekto biudžetas“ yra įrankis, kurį projekto vadovai naudoja bendrai projekto kainai įvertinti. Projekto biudžeto šablone pateikiamas išsamus visų išlaidų, kurios gali būti patirtos, kol projektas bus baigtas, sąmata
- Rinkos rizikos premija Rinkos rizikos premija Rinkos rizikos premija yra papildoma grąža, kurios investuotojas tikisi turėdamas rizikingą rinkos portfelį, o ne nerizikingą turtą.
- Sisteminė rizika Sisteminė rizika Sisteminę riziką galima apibrėžti kaip riziką, susijusią su įmonės, pramonės, finansų įstaigos ar visos ekonomikos žlugimu ar nesėkme. Tai yra didelės finansų sistemos nesėkmės rizika, kai krizė ištinka, kai kapitalo teikėjai praranda pasitikėjimą kapitalo vartotojais.
